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Entenda a importância de fazer o controle de compras para supermercado

Cuidar de todas as rotinas de um negócio é fundamental para garantir uma boa gestão. No que diz respeito ao controle de compras para supermercado, um bom acompanhamento contribui para que os níveis de estoque estejam de acordo com a demanda, evitando faltas e excessos, por exemplo.

Quer entender melhor a importância disso e como fazer esse controle? Essas são algumas das questões que respondemos neste artigo. Continue conosco e amplie seus conhecimentos sobre o assunto!

A importância do controle de compras para supermercado

Como dito, o controle de compras para supermercado tem um papel essencial em uma administração eficiente do seu negócio. Quando ele é bem feito, ajuda a melhorar diversas rotinas na empresa (mesmo em outros setores). Nos tópicos a seguir mostramos como essa relação se dá.

Impacta os níveis de estoque

O volume de produtos negociados com os fornecedores para cada entrega está diretamente ligado à composição do estoque, ou seja, diz respeito à quantidade de produtos que ficarão disponíveis. O ideal é que eles sejam suficientes para suprir a procura em determinado período — nem mais e nem menos que isso.

Ajuda a evitar problemas operacionais

Se o seu controle de compras para supermercado está sendo bem-planejado e executado, dificilmente você vai sofrer com problemas operacionais. Em outras palavras, as chances de ocorrerem faltas ou excessos de itens no estoque são bem maiores.

O problema de ter mercadorias além do necessário é que elas podem acabar avariadas, estragadas e perdidas — e isso é especialmente importante quando estamos falando de alimentos perecíveis. Como consequência, sua empresa precisa arcar com o prejuízo financeiro que essa falha gera.

Influência o volume de vendas

Se por um lado o excesso pode levar às perdas dos itens, por outro, as faltas podem provocar perdas de vendas (problema que também é conhecido como ruptura do estoque). Na prática, isso ocorre quando o cliente chega no estabelecimento e procura por uma mercadoria que não está disponível.

O que acontece nesse caso? Você deixa de vender, prejudicando a imagem do seu negócio e ainda fortalece o seu concorrente. 

Se o controle de compras está em dia e é feito adequadamente, fica mais fácil identificar um nível de segurança para cada produto e acionar o fornecedor no momento certo para receber uma nova remessa antes que ele se esgote.

Contribui para otimizar os custos

As negociações com os fornecedores ajudam a obter os produtos por um bom custo-benefício. Isso, por si, já afeta a definição de preços — que, por sua vez, ajuda a atrair os clientes e trazer o lucro esperado.

Porém, se você consegue minimizar os problemas citados (de desperdícios e perdas, por exemplo), também otimiza os custos operacionais do seu negócio. Vale destacar que a redução de gastos é algo benéfico para a lucratividade.

Como ele pode ser feito

controle de compras

Agora que você já sabe melhor quais são os impactos de fazer um bom controle de compras para supermercado, vamos mostrar algumas ações que são essenciais para garantir que ele seja bem executado (e traga os resultados esperados).

Acompanhar o controle de estoque

Se você monitora o estoque bem de perto, consegue saber, com mais precisão, qual é o volume de saída dos produtos e ajustar as aquisições. Dessa forma, planeja-se melhor as quantidades que serão adquiridas, evitando as faltas e os excessos.

Acompanhar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa mostra, basicamente, as entradas e saídas de dinheiro do seu caixa. A grosso modo, acompanhá-lo permite identificar se está saindo (compras) mais dinheiro do que entrando (vendas). Essa também é uma forma de compreender que talvez é necessário reduzir as quantidades adquiridas, em caso de muitas saídas e menos entradas, por exemplo.

Monitorar as vendas

Outra forma de aprimorar o controle de compras é por meio do monitoramento do histórico de vendas. Com base nas informações de períodos passados, torna-se possível estabelecer uma média de saída para os itens — ou seja, você consegue estabelecer uma estimativa de qual foi a quantidade de cada mercadoria vendida no mês e se programar para adquirir somente o suficiente para a reposição.

Ter uma boa relação com os fornecedores

Um bom relacionamento com os fornecedores contribui para conseguir preços justos nas mercadorias e boas condições de entrega. Quanto menor for o prazo solicitado para envio dos pedidos, melhor fica a sua programação de compras, visto que se diminui os riscos (de atrasos e outros imprevistos, por exemplo).

Sempre que possível, não deixe de comprar diretamente da indústria. Essa estratégia é mais vantajosa, principalmente quando falamos de obter preços mais competitivos e aumentar a margem de lucro

Registrar pedidos de vendas

Os pedidos de vendas servem para formalizar as solicitações que são feitas aos fornecedores. Quando eles são armazenados da maneira correta e podem ser acessados posteriormente, ajudam a ter uma ideia de qual é o volume usual das suas aquisições e permitem que os ajustes sejam feitos ao longo do tempo — adequado as negociações à realidade do seu negócio.

Por que você deve investir em tecnologia

Ao investir em um sistema de gestão, essas rotinas passam a ser executadas de forma automatizada. Se a solução for um software integrado, a vantagem é ainda maior, uma vez que ele também é responsável pelas rotinas de outros setores — como estoque e vendas. Dessa forma, as informações são compartilhadas automaticamente e você não precisa ter diversos controles manuais.

Por outro lado, se ainda não sente que é o momento certo para se investir em uma solução mais avançada, esse controle pode ser feito por meio de planilhas. Nelas, você acompanha a rotatividade dos produtos, a frequência média ideal das compras e até mesmo os itens que têm pouca saída (e precisam ser adquiridos em menor volume).

Independentemente da sua escolha, é importante contar com uma base de dados que seja sólida e confiável, já que ela vai basear as decisões de compras e se relacionar com o dinheiro que você gasta para adquirir mercadorias.

O controle de compras de supermercado não é uma tarefa simples, mas é de suma importância para que você consiga atender sempre os seus clientes, ao mesmo tempo em que foge de excessos de itens e prejuízos financeiros. Nesse sentido, é somente o acompanhamento das rotinas que permite fazer uma boa gestão e minimizar o risco de ocorrerem os problemas citados.

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