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Como organizar e qual a importância do estoque de supermercado?

Manter o estoque de supermercado organizado é de suma importância para conseguir atender as demandas dos clientes (evitando perdas nas vendas em decorrência da indisponibilidade dos produtos), ao mesmo tempo em que otimiza a rotina de aquisições para evitar os excessos (que aumenta os custos operacionais e pode aumentar o índice de perdas).

Entretanto, muitos gestores têm dúvidas a respeito de como isso pode ser feito, visto que envolve uma série de variáveis. Pensando nisso, resolvemos elaborar este artigo e listar algumas dicas que vão ajudar nessa missão. Continue a leitura para saber quais são elas!

Acompanhe o giro dos produtos

O giro de estoque está ligado à quantidade de vezes em que um produto foi vendido e precisou ser resposto em determinado período (que pode ser mensal ou anual, por exemplo). Por meio dele, fica mais fácil identificar o desempenho do setor, avaliar a disponibilidade de recursos e o tempo médio que as mercadorias ficam paradas.

Vale lembrar que os itens parados representam capital de giro imobilizado — que poderia ser utilizado para outros investimentos, para obter retornos mais satisfatórios em curto prazo ou mesmo para garantir a capacidade de honrar os compromissos imediatos (trazendo mais segurança para a saúde financeira da empresa).

Para calcular o giro de estoque, basta utilizar a seguinte fórmula:

Giro de estoque = total de unidades vendidas / volume médio do estoque

Para fazer os cálculos, é preciso definir o período que será apurado e identificar os dados acima. Supondo que se deseja calcular o giro mensal, com 2.000 unidades vendidas e um volume médio de estoque de 1.000 unidades, temos:

Giro de estoque = 2.000 / 1.000 = 2

Isso significa que o giro daquele produto, especificamente, é de 2 vezes no mês. Indo além, pegando o mesmo período (30 dias) e dividindo-o pelo giro, você consegue saber que é necessário repor o estoque a cada 15 dias para evitar possíveis faltas e perdas no volume de vendas.

Essas informações são fundamentais para se conhecer a rotatividade do estoque e saber quando se programar para acionar os fornecedores e minimizar o risco de sofrer com as rupturas.

Faça as aquisições com base na sua demanda

Para manter o estoque de supermercado organizado e com as quantidades adequadas, os processos de compras precisam estar alinhados com as operações e as aquisições devem ser feitas baseadas na demanda. Para isso, vale acompanhar o histórico de vendas e o giro dos produtos.

Com as informações detalhadas, consegue-se fazer um planejamento mais acertado a respeito de quais mercadorias devem ser adquiridas, em quais quantidades e em quais prazos — e isso também deve considerar os intervalos de tempo solicitados pelos fornecedores para que as entregas sejam feitas.

Faça inventários periódicos

Os inventários — também muito conhecidos como balanço — são peça fundamental para manter o estoque de supermercado organizado. Eles costumam ser feitos anualmente (ou em períodos maiores, dependendo do tamanho da operação e das necessidades do negócio) e têm como objetivo manter o equilíbrio entre as quantidades reais de produtos e as que estão registradas no sistema (o que é chamado de estoque contábil).

Contudo, a recomendação é a de que, em vez de manter as frequências menores, os gestores implementem a rotina de inventários periódicos. Nesse caso, escolhe-se um grupo, ou setor, para ser contado de cada vez, o que ocorre em intervalos de tempo mais curtos.

lista de produtos para montar uma mercearia

Essa estratégia ajuda a manter o índice de acuracidade mais alto, ou seja, o estoque físico fica mais coerente com o estoque contábil e se evita diversos problemas, como a ruptura que ocorre quando o sistema mostra quantidades disponíveis, mas, fisicamente, elas não existem.

Vale destacar que acuracidade é o nome que se dá para a precisão das informações a respeito da disponibilidade dos produtos. Em outras palavras, um estoque altamente acurado é aquele que tem poucas — ou nenhuma — divergências entre o físico (o que está, de fato, no armazém) e o contábil (o que está registrado no sistema).

Se você faz esse acompanhamento com uma frequência maior, consegue identificar as falhas com mais agilidade e, consequentemente, encontrar soluções mais acertadas e eficazes para corrigi-las — afinal, quanto mais tempo um problema demora para ser descoberto, mais difícil fica de identificar como ele surgiu.

Organize o layout do seu estoque

Para organizar o layout do armazém, é necessário pensar de forma estratégica. Na prática, isso significa que os itens com maior saída devem ficar em alturas mais acessíveis e mais próximos da área de expedição, enquanto os que são menos vendidos podem ficar um pouco mais afastados.

Tudo isso facilita o processo chamado de picking. Esse termo nada mais é do que a separação dos materiais para que eles sejam levados até a expedição. No caso do estoque de supermercado, especificamente, o picking consiste na coleta das mercadorias que serão levadas para repor as gôndolas.

Os fardos e outras mercadorias unitizadas em um palete ou em fardos, por exemplo, podem ficar nas alturas mais superiores (o que é comumente chamado de estoque pulmão). Como elas vão sendo retiradas aos poucos e fracionadas para alimentarem as posições inferiores (nas quais o picking é feito), podem ser deixadas nas posições mais altas para serem retiradas posteriormente com o auxílio das empilhadeiras.

Parece óbvio citar, mas é sempre bom lembrar de separar as zonas com base na categoria dos produtos. Afinal, você não vai deixar produtos de limpeza bem próximos aos alimentos, não é mesmo?

Também vale destacar a importância de manter a organização e a limpeza do ambiente. Nenhuma mercadoria deve permanecer fora do lugar ou sem um “endereço” fixo no estoque. Da mesma forma, o ideal é o armazém seja limpo periodicamente, principalmente se tratando do manuseio e acondicionamento de alimentos.

Invista em um sistema de gestão

O investimento em tecnologia contribui para reduzir drasticamente a necessidade de trabalho manual. Com essa automatização, você obtém benefícios como:

  • centralização das informações relacionadas ao estoque;
  • execução automática de algumas rotinas;
  • diminuição de erros e necessidade de retrabalhos;
  • aumento da produtividade;
  • aumento da confiabilidade dos processos;
  • otimização dos custos.

Com um sistema especificamente voltado para o controle de estoque — o Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, em português —, é possível acompanhar as movimentações que ocorrem no estoque, realizar inventários e criar relatórios gerenciais, por exemplo.

Por mais que alguns gestores enxerguem esse investimento como um gasto extra, é preciso pensar no custo-benefício que ele proporciona para as operações. A economia de tempo, a segurança

Acompanhe indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho — também chamados de KPIs — são grandes aliados de uma boa gestão de estoque de supermercado. É por meio deles que se avalia o desempenho dos processos, a incidência de falhas e suas possíveis causas. Essa ferramenta ajuda o gestor a monitorar as atividades e se elas estão entregando o resultado esperado ou se algumas melhorias e correções precisam ser feitas. 

Nos tópicos a seguir, explicamos os principais indicadores de desempenho relacionados ao estoque.

Custo do estoque

Ele mostra a representação dos gastos do estoque sobre a operação. Eles estão ligados a fatores como:

  • o custo dos produtos (preço de compra no fornecedor);
  • o custo do armazém (aluguel e manutenção, por exemplo);
  • o custo com mão de obra (caso tenha auxiliares, operadores, faxineiros);
  • o custo com sistemas (caso a empresa utilize tecnologia).

Conhecer essas informações é crucial para fazer a precificação e chegar a um valor que seja suficiente para cobrir os custos operacionais e trazer lucro para o negócio — ao mesmo tempo que eles sejam atraentes para os consumidores.

Índice de perdas

Aqui, estamos falando das perdas que ocorrem por avarias, extravios e prazo de validade, por exemplo. Você pode acompanhá-lo tanto em forma de percentual quanto pelo custo que elas geram para a empresa.

Rotatividade do estoque

Esse indicador está diretamente ligado à demanda e ao giro dos produtos. Por meio dele, a equipe de Compras baseia as aquisições e o gestor fica ciente de quais cuidados precisam ser adotados para evitar faltas e excessos.

Caso se note que determinada mercadoria permanece muito tempo parada, uma alternativa é realizar promoções e aumentar as vendas no curto prazo. Como benefício, isso também contribui para desafogar o estoque e diminuir os custos operacionais.

lista de produtos para montar uma mercearia

Acuracidade do inventário

O objetivo é deixar esse indicador mais próximo de 100%, visto que isso aponta que a contagem feita no inventário está totalmente coerente com os registros que o sistema mostra. Dessa forma, as consultas se tornam mais confiáveis e fica mais fácil controlar a necessidade de reposição dos produtos, por exemplo.

Conte com fornecedores confiáveis e eficientes

Também é necessário cuidar para que os fornecedores sejam confiáveis e tenham uma logística eficiente, que combine entregas rápidas com um alto nível de serviço (alto percentual de pedidos enviados dentro do prazo estimado).

Sem esse aspecto, fica difícil manter o estoque de supermercado organizado, uma vez que é a rotina consistente e a alta previsibilidade que permite os gestores e toda a equipe se planejar para fazer os recebimentos e o armazenamento de maneira ordenada.

Para fazer um bom controle de estoque de supermercado, é preciso seguir um planejamento estruturado e acompanhar de perto algumas rotinas — sempre identificando quando é o momento ideal de intervir para evitar que as falhas tomem proporções maiores, o que afeta os resultados do negócio e podem gerar, até mesmo, prejuízos financeiros.

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